Yammerを使い続けて思うこと②:チームで社内SNSを利用する価値

前回の記事(Yammerを使い続けて思うこと:実務で使った方が社内SNSは素早く定着する?)でも書きましたが、Yammerを利用したのは、チームメンバーが関わっている仕事の内容/進捗状況の可視化が目的ですが、継続して利用していると、いくつか副次的な効果が見えてきました。これらは少人数のグループでYammerを利用した場合の効果で、かつ一般的な内容だとは思うのですが、自分の備忘録としての役割も兼ねて、書き残しておきます。

  1. チームメンバーのタスク、それに伴う課題、解決策の共有
  2. アウトプット(成果物)の質の向上
  3. タスクに対するチームメンバーの当事者意識の向上
  4. 情報共有のスピードアップ
  5. 個々のストレスの分散
  6. チームの結束力の向上

1. チームメンバーのタスク、それに伴う課題、解決策の共有
導入目的がこれでしたので、解決してくれないと導入の意味がないのですが、大きな改善が図れたと感じています。Yammerにそれぞれが行っているタスクの状況を書き込むことで、その時点、もしくはその当日にそれぞれが何を実施し、何に悩んでいるかについてはチームメンバー全員が共有できるようになったと感じています。それも、ほぼリアルタイムで。

仕事の過程が見えるようになるため、成果物だけでは知ることの出来ないタスクの背景やそこに隠された課題等も見えるようになります。すべてのタスクを全員でこなすわけではないため、外部の人間の回答まで他のメンバーが行うことはほとんどありませんが、状況の説明程度は出来るようになります。背景を知っていると、回答して良い範囲もわかるようになるんですよね。それは大きい。

2. アウトプット(成果物)の質の向上
Yammerには外部に提出/送信するメールや各種成果物も共有されます。Yammerに添付してしまうものもあれば、ファイルサーバーのパスを貼付けるケースもどちらもありますが、基本、チームメンバーの誰かが自然と確認するようになりました。当然その過程で、誤字等のチェックや内容のわかりやすさの確認、個々が持つスキルに応じた指摘事項等、様々なやり取りがなされます。

従来であれば、タスクの担当者が意識的に行わなければ出来なかったチェック/ダブルチェックが自然と働くことになり、アウトプットの質も向上しているのではないかと思います。まあ、この点に関しては判断するのは自分ではなく、周りなのでしょうが。ただ、意識的にチェックする習慣を付けようとしているわけではないため、すべてのタスクの質が上がっているかというとまだ未知数です。

3. タスクに対するチームメンバーの当事者意識の向上
「世の中には知らない方が幸せなこともある」と、よく言われますが、まさにその通りです。知らないことで幸せな人生を送れるのであれば、それにこしたことはありません。知ってしまうことは、自分の行動や思考が、その事象に何かしらの影響を受けることになり、それがプラスに働くこともあれば、その逆もあり得ます。

と、人生についてはそうかも知れませんが、仕事については異なります。基本的にはチームの仕事は連帯責任です。個々の仕事の分担はもちろんありますが、それは内部的な話で、外部から見たら関係ありません。経験則ですが、他人事としている、もしくは他人事としたい仕事こそ、その後トラブルに発展することが多いような気がするため、極力共有し、前に進める努力をしてしまった方が無難です。そのためには、それぞれの仕事に対する反応を、どれだけ当事者意識をもって進められるかにかかり、Yammerによる仕事のシェアは、そう言ったことにも効果を発揮します。

当事者意識がつくというよりは、半ば強制的に「知る」ことになるわけで、知ってしまった以上はある意味当事者なわけです。全員一致で先延ばしにすることもありますけど。。。

4. 情報共有のスピードアップ
仕事の状況もそうなのですが、直近の仕事と関係のない周辺情報の共有も圧倒的に促進されました。個々がインターネット上で見つけたニュース、参加したセミナーの情報、各種ミーティングや外部との打ち合わせでの出来事や議事メモ。これらは、従来であればメールや口頭で行われてきたことですが、それぞれある程度まとめなければ共有がし難く、タイムラグや未共有であることが多かったと思われます。

Yammerによるコミュニケーションが活性化してくると、これらの情報の共有速度が自然に向上します。即時性が重視されるというか、重視も何もなくさっさと共有するようになっている気がします。足りない情報は別に合っていい。なぜなら、足りなかったり聞きたい情報があれば周りが質問するからです。質問されたらそれに答えることで情報が補完されていくわけです。

だれにも質問をされなければ、別に深堀をその時点では必要としなかった事象だったということになり、その情報をまとめることに時間を割く必要もなくなり効率も良い気がします。

5. ストレスの分散
解消するわけではないですが。。。 分散にはなります。大きな仕事や厄介な仕事が発生すると気持ちが重くなります。全てを自分で受け止めなければ行けない気分になり、その重さが結果として仕事の仕掛かりの遅さにつながってしまうこともあります。そう言うときはすぐにそれをシェアしてしまう。そうすると、ちょっとは気が楽になるものです。そして、時には着手や解決のための糸口が見つかったり、何となく後押ししてもらえることだってあったりします。

他愛のないことなのかもしれませんが、自分が勝手に抱えた「重さ」を書く場所があることは重要だと思っています。こういうことは、元々は飲み会やタバコ部屋、給湯室等で行われてきたコミュニケーションなのかも知れません。

———というわけで

ヒヤリング等をしたわけではないので、基本これらは個人的な感想です。

Yammerで実施していることの多くは、Yammer利用以前にも長く課題としていたことです。もっとちゃんと報告をしなければ、情報周知を心がけなければ、常にちょっとしたレポートでもまとめてシェアしなければ。。。などなど、数え上げればキリがありません。そして、各種シェアはタスクの成果物とは直結しないため、そのプロセスが面倒であればあるほど、プライオリティが下がってしまい継続しないことが多かったような気がしています。その結果、シェアすることによって得られる価値や効果を、理屈では理解していたものの、それを体感するところまでたどり着けなかった。

前回の記事で、ツールは何でも良かったと書いたのですが、利用が定着したのはツールとしてのYammerの力です。Yammerの様な軽快で参照性が高く、モバイルにも対応したサービスだからこそ継続/定着し、今回書いたようなことが体感できたのだと思います。そう言う意味ではツール(Yammer)の力は偉大です。

とは言え、とっかかりの普及や定着の為に必要な機能/プロセスは、チームの文化や外部環境、メンバーのリテラシ等にも大きく影響されると思います。今回、自分たちはチームのニーズやYammerの機能改善状況を含め、偶然「機が熟した」ためにYammerを利用しましたが、時期がずれていたらわかりません。

このカテゴリのサービスやツールは、ちょっと目を離すと大きく改善されていたり、全く別のカテゴリのサービスの中に同種の機能が用意されていたりすることもあります。定着の鍵はそれぞれ異なると思いますので、あれこれ試して、定着するまでしつこくメンバーに紹介し続けるのも一つの手段なんでしょうね。

個人的には、Yammerを利用して行われるコミュニケーションスタイルが普及して、どこの誰とでも同じような感覚で仕事が出来るようになったら良いなと、思ったりしています。

そんな遠い未来ではなさそうですが。

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投稿者: 矢野 貴明

株式会社co-meeting Co-Founder/COO. Hypertext, Messaing, Wiki, Social & Private network, etc...

“Yammerを使い続けて思うこと②:チームで社内SNSを利用する価値” への 6 件のフィードバック

  1. Yammerを使い続けて思うこと①②は、社内SNSを使いこなしてきた人からしかでない、とても参考になる情報です。

  2. 私のチームもつい最近Yammerをやり始めました。やればやるほど「これは!!」という核心が強くなって来ました。Yanoさんが2回にわたって投稿してくれた記事、なるほど!という事ばかりです。

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