infoScoop for Google Appsでサービスを「まとめて」使ってます

前職のよしみで、と言うわけではないですが、私は現在infoScoop for Google Appsを常用しています。

仕事がきっかけではあるのですが、 自社の業務を踏襲して社内ポータルを作ってしまったら、意外と便利で手放せなくなってしまいました。便利なものは便利なので、せっかくですから整理しておこうと思います。

自由な選択肢
私たちは創業1年少々のスタートアップで、最小構成の人員で仕事をしています。そのため、既に導入されているシステムに縛られる事がありませんので、現時点の最善、最安のWebサービスを選択する事が可能です。システム導入における最も大きな課題の1つが既存システムとのシステム・運用両面からみた融合ですから、それを無視して自由にWebサービスを選べる立場というのは贅沢です。また、Webサービスを選択できる立場と書いていますが、Webサービス自体が充実している現在に創業できていることも幸運なことだと思います。これが数年前であれば、遙かに大きなコストが必要だったでしょうね。

co-meetingが利用しているWebサービス
co-meetingで利用している情報システムは、無償、有償問わず大半がWebサービスです。Redmineは自前で建てていますが、それもパブリッククラウド上で動かしているため、オフィスソフトや個人で利用するアプリケーションを除くと、その大半がクラウド上に存在している事になります。

結構増えてきてます。適材適所はいいものを使えますが、利用するサービスの数も増えてしまうのがちょっと難点です。かといって、オールインワンのサービスは総じて高価だったり、意外と使えなかったりするのが難しいところですね。

ということで、結構ばらばらとそれぞれを利用するのが億劫になっていたところで、偶然にも久しぶりにinfoScoopを触る事になり、自分で使う事になったわけです。

infoScoopを使ってとりあえずまとめてます
infoScoop for Google AppsやinfoScoopはいわゆる企業情報ポータルです。企業内に散在するシステムをすべて1つの画面に集約し、システムの利用に伴う生産性の向上や時間短縮、また社内に対する情報伝達や共有のプラットフォームとして機能するものです。

こういったポータルを導入する背景は企業によって異なるでしょうし、高尚な目的を掲げるケースもあるでしょうが、私が利用している理由は、極めて個人的な理由で、上記に上げたサービスをバラバラに利用するのが面倒になってきたのでinfoScoopを利用しています。ちなみに、一部ですけどこんな画面です。

私がやっている事は、とにかく、普段利用しているサービスや画面を当て込んでいるだけなんですね。つまり、1つの画面、仕組みに普段利用しているサービスを当て込んでいるだけです。つまり、複数のサービスをまとめている。ただそれだけです。それだけですが、私の仕事の時間短縮には大きく貢献してくれています。タブブラウザの機能で良いのでは? と思う人もいるのでしょうが、私が利用を継続している理由は下記の通りです。

1. ポータル上で常時同じ場所に必要なものが揃う
今までも必要なサービスはブラウザのブックマークに全て登録されていますし、ブラウザ起動時には自動的に複数のタブが展開されるようにも設定しています。が、その後使っていると、タブを消してしまったり、タブの位置が変わってしまったり、どんどんカオスになっていくのですね。infoScoop上に配置されたタブやガジェットは、意識的に場所を変更しない限りは固有の場所に留まっていてくれるため、とにかくinfoScoopを起動してしまえば、必要な場所に必要なものが揃っている、という状態を作れます。意外と、それができる環境は他に無いのですよね。

2. 1つのタブ内に複数のサービスを配置できる
誰でもそうなのかもしれないですが、1つのサービスだけを延々と利用して仕事が済むケースはあまりありません。大体、主役と脇役のサービスのセットで利用している気がします。例えば、私が設置しているタブの1つに「タスク管理(Doing)」がありますが、ここにはco-meetingのToDoグループと、Workflowyに記載していあるタスク一覧の両方が表示されるようになっています。いずれかの作業に集中する場合は、ガジェットを最大化する事で画面サイズも大きく出来るため、サービスを切り替えながら作業をするのには便利です。

3. 無駄なウィンドウ、タブが増えない
個人的な趣向の問題だとは思いますが、私はブラウザ上に開くタブが増えるのも、ウィンドウが多数開くのも嫌いです。開けば開くほど何が立ち上がっているのか分からなくなり、結局必要なサービスを利用するのに既に開いているものを利用せずに、別途新しく立ち上げてしまう。そうすると、徐々にOSのメモリを圧迫してマシンごとフリーズしてしまう。利用環境の貧弱さも問題なのでしょうが、infoScoopを立ち上げていると、少なくともinfoScoop上に組み込めるものについては別途立ち上げる必要は無いため、無駄が無くなります。

現在は個人用途です
と、ここまで書いてきたのをみて分かるように、現状infoScoopは個人用途での利用です。他のメンバーも使える状態にはなっていますが、ほとんど利用していないようです。ときたま、ウィンドウやタブを複数立ち上げたくない状況下で利用している事もあるみたいですが。

また、個人で利用したくなるポータルサービスって、実はほとんど存在していないと思っています。どれも余計な機能やデザイン上の余白があったりして、自分のためのワークスペースになり得ないからです。yammerやGoogleのサービスなど、インラインフレームを利用した読み込みを許していないサービスがあるのが残念(infoScoop関係ないですけど)なんですが、こうして個人の用途に合わせたポータルを提供できる点は、infoScoopの強みなのかもしれないです。

結局、重要なのは時間短縮
ちなみに、co-meeting(会社の方です)で利用しているサービスは、改めて見返すと全て時間短縮を目的にしています。誰でもそうだと思いますが、限られたリソースで仕事の効率を上げるために重要なことは、無駄な労力をどれだけ削減出来るかどうかにかかってきます。私たちが重視しているポイントも結局のところは「時間短縮」なんですね。

co-meetingにしてもそうです。打ち合わせに伴う時間や打ち合わせに参加出来ない人に、わざわざ情報共有をしなければ行けない時間、そしてそれによって意思決定やビジネス自体が送れてしまう問題等を解決するといった、自分たちの「時間短縮」のために生まれたサービスです。infoScoopを利用しているのも時間短縮のためです。ちょっとした操作のタイムラグやストレスをなくすためなんですね。

使い勝手や利便性は、個人がサービスを利用する動機付けとしてはもっとも重要な要素ですが、企業導入の場合は数値化が難しいために重要視され難いと思っています。ただ、利便性や使い勝手は、そのままそのサービスを利用する時間に直結しますからね。もっと重要視されても良いのでは無いかなと、久々にinfoScoopを使っていて思った次第です。

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投稿者: 矢野 貴明

株式会社co-meeting Co-Founder/COO. Hypertext, Messaing, Wiki, Social & Private network, etc...

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